Как легализовывать официальные документы по упрощенным правилам?

В Молдове такая возможность появилась в 2007 году, после присоединения к Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов. С тех пор это единственная формальная процедура, которая может понадобиться для заверения подлинности подписи и печати. Кроме того, таким способом удостоверяется статус, в котором выступало лицо, подписавшее документ.

Где поставят штамп?

Вопрос: На какие документы проставляется апостиль? Когда стоит обращаться в Минюст, а когда – во внешнеполитическое ведомство?

Ответ: В большинстве случаев путь граждан и представителей предприятий лежит в Управление апостиля Министерства юстиции. Оно отвечает за проставление штампа на следующих официальных документах:

1) Акты гражданского состояния, выданные после 24 февраля 1998 года, и их дубликаты. Исключение составляют свидетельства о смерти, полученные в 3-месячный срок до обращения за апостилем.

2) Документы Министерства информационных технологий и связи.

3) Справки о несудимости, полученные в МВД.

4) Акты об образовании, выданные аккредитованными учебными заведениями. Для этого надо заручиться письменным подтверждением от самого заведения или от Министерства просвещения.

5) Нотариальные акты.

6) Решения суда или другие документы, исходящие от судебных органов, в том числе со стороны прокуратуры, секретарей суда или судоисполнителей.

7) Медицинские свидетельства, выданные Специализированным центром по медосмотру эмигрантов и иммигрантов и Национальным научно-практическим центром превентивной медицины, а также Центром профилактики и борьбы со СПИДом.

8) Свидетельства Национальной кассы соцстрахования, подтверждающие стаж работы.

9) Иные акты, выданные официальными органами Молдовы на имя граждан и юридических лиц, которые подпадают под действие Гаагской конвенции.

Что касается Министерства иностранных дел и евроинтеграции (МИДЕИ), то оно должно проставлять апостиль только на административных документах органов центрального публичного управления, издаваемых ими в собственных интересах. Однако и здесь имеется исключение – это акты, совершенные данными органами по требованию и на имя граждан или юридических лиц по их ходатайству. В таких случаях за апостилем надо обращаться в Минюст

***

Неразборчивая подпись – не помеха

Вопрос: Предъявляются ли к удостоверяемым актам какие-то специфические требования? Какие документы понадобятся помимо акта, на котором проставляется штамп? Когда оплачивается госпошлина – при получении заверенного документа или при подаче заявки?

Ответ: Как отмечается в Положении о порядке проставления апостиля, утвержденном правительством, документы должны быть написаны четко и разборчиво. Подписи официальных лиц и оттиски печатей должны отчетливо просматриваться. При выявлении явных механических ошибок и противоречивых фактов акты возвращаются для внесения исправлений.

В то же время, если подпись и должность невозможно прочитать, но документ был получен от официальной структуры, может быть сделана отметка «неразборчивая подпись» с указанием учреждения, выдавшего акт.

Для проставления апостиля подается заявка с указанием фамилии, имени, места жительства и данных удостоверения личности заявителя. Кроме того, составляется перечень поданных документов. К заявлению прилагается оригинал квитанции об уплате госпошлины, а также дополнительной платы, когда апостиль проставляется в срочном режиме.

Если человек подает акты от своего имени, ему понадобятся удостоверение личности и его копия. Документы разрешено подавать опекунам и попечителям, а также  лицам, находящимся в браке или в родственных отношениях до четвертой степени. В такой ситуации потребуется предъявить подтверждающие бумаги.

Представителям юридических лиц в данном случае необходима доверенность или иной документ, удостоверяющий полномочия. В нем в обязательном порядке указываются фамилия и личные данные уполномоченного лица.

***

Когда понадобится аллонж

Вопрос: В чем заключается процедура апостилирования? Как быть, если на документе нет места для проставления штампа?

Ответ: Прежде всего, ответственное лицо проверяет переданные документы. Затем на них проставляется апостиль. Если на акте стоят подписи нескольких лиц, указывается то из них, которое занимает наиболее высокую должность.

Надо иметь в виду, что апостиль проставляется только на подлиннике. Если документ имеет несколько страниц, штамп появится на каждой из них, где есть подпись, подлинность которой удостоверяется. Копирование, заверение или размножение апостиля не разрешается.

Особая процедура предусмотрена для случаев, когда на акте, где должен быть проставлен штамп, недостаточно места. В такой ситуации к его лицевой или обратной стороне прилагается аллонж, на котором проставляется и заполняется апостиль. Если документ имеет формат страницы в половину листа, то штамп ставится на белую наклейку.

Аллонж прилагается к акту таким способом, который исключает их разъединение без повреждения. При этом их прошивают, после чего заверяют печатью и подписью лица, проставляющего апостиль, а также печатью министерства.

Проставление штампа регистрируется в специальном файле, в котором в обязательном порядке указываются его порядковый номер, дата и прочие сведения. По ходатайству любого заинтересованного лица в Минюсте или МИДЕИ обязаны проверить соответствие данных апостиля с информацией, содержащейся в файле.

***

Двойное подтверждение

Вопрос: Подлинность каких документов нельзя подтвердить с помощью апостиля?

Ответ: Существуют две группы актов, на которые апостиль не будет проставлен в любом случае. Это, во-первых, документы, совершенные дипломатическими или консульскими органами Молдовы. И, во-вторых, административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

В Положении о порядке проставления апостиля фигурирует еще одна категория актов. Не подлежат апостилированию подлинники официальных документов, выданных уполномоченными органами бывшего СССР. В этом случае штамп проставляется лишь после того, как компетентный молдавский орган заверит данный документ, – происходит своего рода двойное подтверждение.

Кроме того, в проставлении апостиля могут отказать, если заявитель собирается предъявить акт в государстве, которое не является участником Гаагской конвенции или внесло возражение против присоединения к ней Молдовы. Отказ возможен, когда документ поврежден и не читается, заполнен или подписан карандашом либо получен по факсу.

Аналогичное решение может быть принято, если акт не пригоден для апостилирования или содержит не подтвержденные дополнения и исправления. Бывают и случаи, когда в министерстве не владеют образцами подписей официальных лиц и оттисками печатей или штампов тех или иных учреждений. В такой ситуации в проставлении апостиля тоже могут отказать.

***

P. S. В следующую среду читайте о том, каковы сроки апостилирования для разных случаев, на каком языке проставляется штамп и можно ли выбрать английский или другие языки, а также о том, как поступят в министерстве, если выяснится, что легализуемый документ – фальшивка.

В чем заключается процедура апостилирования, в каких случаях в проставлении штампа могут отказать и как быть, если документ многостраничный или на нем нет места для апостиля – вы узнаете в печатной версии газеты «Панорама» за среду, 8 августа.

Андрей Врабие,юрист