Studii.md: Как организовать удаленную работу команды

Как не потерять эффективность команды во время карантина, рассказываем на примере проекта Studii.md, который сейчас разрабатывает функционал дистанционного обучения для школ в Молдове.

Об организации работы над срочным проектом и задачами, инструментах и рабочем процессе в удаленном режиме рассказал руководитель проекта Studii.md Андрей Матковски.

— Над чем сейчас работает команда Studii.md?

Мы разрабатываем новые функции платформы Studii.md, которые позволят ученикам и учителям не прерывать процесс школьного обучения в период карантина, а учиться дистанционно. 

На данный момент над проектом Studii.md работают сразу три команды. Первая занимается разработкой новой функции дистанционного обучения — «Домашние задания для учеников». Другая работает над подключением новых школ к системе. Третья обеспечивает информационную поддержку всех, кто пользуется платформой.

Уже сейчас на Studii.md можно найти видеоинструкции для учителей, учеников, родителей и администраторов в школах. Планируем выпустить больше обучающих видео, чтобы пользователи могли найти ответы на все свои вопросы, а также понять, как работать с новыми функциями платформы самостоятельно.

— Как у вас получилось настроить удаленную работу проекта, который до этого привык работать в офисе? Насколько это сложно?

Сложность перехода на удаленный формат работы в том, что люди не привыкли работать в таких условиях. Бывает непросто донести свою мысль одним сообщением в чате, без наглядной демонстрации.

Когда над одной задачей работает большая команда, очень важно, чтобы все были синхронны. Каждый должен понимать, что он делает и как его работа влияет на других членов команды, и наоборот. Платформа Studii.md — это 4 приложения и около 8 сервисов. Когда изменения вносятся в одном из них, нужно менять обязательно и другие. Такое взаимодействие информационных систем нужно хорошо продумать.

В целом, принципы удалённой работы команды Studii.md мало чем отличаются, от тех, что мы используем обычно. У нас просто появились онлайн-совещания, которые мы совмещаем с работой с бордами. Основная работа, как и прежде, ведется в таск-менеджерах.

— Как строится удаленная работа команды Studii.md?

Мы проводим как минимум 3 онлайн-совещания в день: утром, в обед и вечером. Каждый рассказывает, что успел, а что нет, какие у него проблемы и трудности с выполнением задачи.

Сейчас команда работает по методологии Scrum Kanban, анализ работы проводится каждый день и наглядно виден на доске. Работа по методу Kanban подразумевает выполнение одного таска, т.е. команда разрабатывает одну фитчу, и это понятно и прозрачно для каждого члена команды.

Также мы проводим групповые совещания. Основная команда Studii.md состоит из 12 человек. Среди них есть 3-4 человека, которые работают вместе над одной задачей, поэтому они участвуют не только в общих встречах, но и организуют собственные конференции. Также есть те, кто всегда на связи и постоянно работает в общем чате Zoom.

— Какие инструменты используете?

Для видеозвонков и онлайн-конференций мы используем Zoom, для чатов — Telegram, для постановки задачи — Bitrix и Jira, в них же отслеживаем их выполнение. В работе мы также используем борд в Miro. Это очень удобный инструмент, который позволяет визуализировать все, что появляется у проекта, что обсуждается и меняется.

— Кто и как ставит задачи? 

Для постановки задач мы используем Jira. У этого сервиса очень удобный функционал.

Первое, с чего начинается рабочий день — это исправление ошибок. Каждая разработка (это может быть кнопка, новое окно или дополнительный инструмент) имеет подробное объяснение — документацию, например, что должно происходить с дизайном, каким должен быть отклик от клавиатуры, что должно появляться в каждом отдельном поле. 

Все таски формируются под документацией и прописываются действия каждого работника. В проекте Studii.md мы пришли к тому, что человек сам пишет для себя задачу — это понятно и удобно. 

В Jira также логируется количество времени, которое было потрачено на одну задачу. Это позволяет следить за тем, что больше отнимает времени и почему.

— Как команда справляется со срочными разработками в таких условиях?

Сейчас, из-за кризисной ситуации и необходимости в сжатые сроки выпустить новый и качественный продукт, команда Studii.md увеличилась в 3 раза. Есть наша базовая команда разработчиков, есть команда от Mass-media Simpals, а также 999.md, которые помогают и консультируют. Чтобы выполнять все задачи срочно, мы также пополнили административные кадры, которые сейчас подключают школы и информируют их. Сейчас в команде на 20 человек больше.

Разрабатывая продукт в короткие сроки, всегда нужно помнить, что клиенты в приоритете. Для Studii.md главное — ученики. Мы пытаемся быстро решать возможные проблемы, так как уже 88 школ подали свои заявки на подключение, а 40 из них уже начали собирать данные.

Система Studii.md уникальная, так как ее настройки создавались именно под нашу систему образования.

Вместо заключения

А всем, кто сейчас работает из дома, даем немного полезных советов, как не потерять свою продуктивность во время карантина:

— Установите рабочие часы и попросите ваших домашних не беспокоить в это время.

— Сохраняйте рабочий ритм и настрой на протяжении всего рабочего времени.

— Отслеживайте свои задачи и будьте всегда на связи со своей командой.

— Делайте небольшие перерывы, чтобы размяться и немного отдохнуть.

— Обустройте комфортное пространство: удобный стул, стол, кресло, хорошо проветриваемое помещение.

P.S. Какая польза перехода на удаленный режим работы? «Натренировал кота приносить мячик».  

Посмотреть все вакансии IT компании Simpals можно тут.